(28-8-2015) Naast de digitale pdf-factuur ondersteunt i-Modulas nu ook de digitale UBL-factuur. De UBL-factuur is vooral aantrekkelijk voor grotere organisaties die grote aantallen inkomende facturen moeten verwerken. Zij verlangen dan ook vaak van hun leveranciers dat zij facturen in dit UBL-formaat aanleveren. i-Modulas-gebruikers kunnen nu ook aan die eis voldoen!

De UBL-factuur is binnen Nederland gestandaardiseerd. Inmiddels ondersteunen meer dan 50 softwareleveranciers dit formaat, waaronder dus i-Modulas Software.

Waarom deze nieuwe digitale factuur? Het verwerken van facturen kost grote organisaties veel geld. Een papieren factuur komt binnen in een enveloppe en die moet door iemand geopend worden. Een pdf-factuur komt binnen via de e-mail, maar ook deze moet door iemand geopend worden. Vaak wordt de factuur dan alsnog afgedrukt om daarna dezelfde cyclus te gaan doorlopen als de papieren factuur. Na goedkeuring moeten de gegevens van een factuur worden overgenomen in een boekhoudsysteem, met het menselijke risico van fouten, waardoor een factuur niet, te laat of verkeerd betaald wordt. Dat levert dan weer irritaties op bij de leverancier, die stopt misschien tijdelijk met leveren of wordt wat minder scheutig met het toekennen van korting.
Kortom, het verwerken van een factuur kost veel tijd en aandacht en daarbij kunnen fouten geïntroduceerd worden die weer meer tijd en aandacht vergen. Dit kost allemaal geld. Niet een groot bedrag in een eenmanszaak, maar wel als je een grote organisatie bent die tientallen facturen op een dag ontvangt.

De UBL-factuur is in het leven geroepen om automatisch in een administratie verwerkt te kunnen worden. Een computer kan probleemloos in enkele seconden honderd facturen inlezen en foutloos boeken, daar kan geen mens tegen op. Daarom willen grote organisaties steeds meer en meer dat hun leveranciers een UBL-factuur aanleveren.

Wij hebben de UBL-factuur op een simpele manier geïntegreerd met onze werkwijze. Als u een klant een elektronische factuur stuurt én als u de UBL-optie heeft geactiveerd, dan worden beide digitale formaten tegelijk verstuurd. Een klant ontvangt dus een factuur met de extensie .pdf én een UBL-factuur met de extensie .xml. Waarom beide? Een mens kan de UBL-factuur niet goed lezen en daarom is het handig om altijd een versie bij de hand te hebben die voor het menselijk oog geschikt is.

De UBL-factuur is in i-Modulas vanaf 1 september a.s. beschikbaar. Zoals gebruikelijk bij i-Modulas komt deze nieuwe functie gratis voor alle gebruikers van de module Boekhouding ter beschikking.